Contexte
Invest Preneur accompagne des particuliers dans leurs projets d’investissement immobilier à travers plusieurs programmes d’accompagnement.
Au fil de la croissance de l’activité, l’organisation s’était construite autour de Monday.com, Make.com et Google Drive avec de nombreuses automatisations ajoutées progressivement pour répondre aux besoins opérationnels.
Cette évolution avait permis d’absorber la croissance mais entraînait également une complexité croissante : multiplication des tableaux, automatisations redondantes, difficultés de maintenance et manque de visibilité sur les flux de traitement.
L’objectif était de fiabiliser l’organisation existante sans remettre en cause les outils déjà en place.
Objectif
- Cartographier les processus et automatisations existants
- Simplifier l’architecture Monday.com
- Réduire la maintenance des automatisations
- Automatiser davantage la gestion documentaire
- Fluidifier le parcours des biens et des clients
- Sécuriser les données et les échanges
L’objectif global : disposer d’une organisation plus simple, plus robuste et capable d’accompagner la croissance de l’activité.
Ce qui a été mis en place
Dans le cadre de cet accompagnement Monday.com et Make.com, plusieurs chantiers ont été menés.
- Audit et cartographie de l’existant afin d’identifier les processus, les tableaux, les automatisations et les points de friction.
- Rationalisation de l’environnement Monday avec une simplification des structures et une harmonisation des statuts entre les différents parcours clients et biens.
- Optimisation des automatisations via la revue complète des automatisations Monday et des scénarios Make pour supprimer les doublons et réduire la maintenance.
- Automatisation de la gestion documentaire grâce à la création automatique des dossiers clients et biens dans Google Drive ainsi qu’au classement automatique des documents.
- Structuration du suivi des biens immobiliers avec l’automatisation des changements de statuts, du partage des biens aux investisseurs et du suivi des offres.
L’ensemble des évolutions a été documenté afin de faciliter la compréhension et l’autonomie des équipes.
Résultats
- Réduction de 28 % du nombre de tableaux Monday
- Réduction de 60 % du nombre d’automatisations à maintenir
- Plus de 13 heures économisées chaque mois sur les tâches administratives
- Réduction des erreurs et oublis liés aux traitements manuels
- Meilleure visibilité sur les flux et les responsabilités
- Gestion documentaire entièrement automatisée
- Organisation plus simple à maintenir et à faire évoluer
Invest Preneur dispose désormais d’un environnement structuré, documenté et automatisé, capable d’accompagner durablement la croissance de son activité.
Mission remplie avec brio par Pierre qui sait bien cadrer le besoin et y répondre avec rapidité, efficacité et beaucoup d'intelligence et de pro-activité. Il n'est pas un simple prestataire d'éxecution mas un véritable partenaire de réflexion stratégique.
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