Contexte
L’entreprise recevait régulièrement des demandes de devis par email pour ses produits e-commerce B2B. Chaque demande nécessitait la préparation manuelle d’un email contenant le devis, des vidéos produits et un message personnalisé.
Ce processus prenait environ 5 minutes par devis, avec une moyenne de 5 demandes par jour, soit près de 12 heures de travail administratif par mois.
En parallèle, les relances de paiement étaient également gérées manuellement par l’équipe. Cela impliquait de suivre les échéances et d’envoyer des rappels, avec un risque d’oubli et une charge mentale supplémentaire.
L’entreprise avait besoin d’un système permettant d’automatiser ces tâches répétitives, tout en conservant une validation humaine avant l’envoi des emails.
Objectif
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Automatiser la préparation des emails de devis afin de réduire le temps administratif.
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Fiabiliser le suivi des paiements grâce à des relances automatisées.
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Structurer les échanges commerciaux via une intégration entre Gmail et Make.com.
L’objectif global : transformer des tâches répétitives en processus automatisés, tout en conservant la maîtrise de la relation client.
Ce qui a été mis en place
Suite à un accompagnement Monday.com, plusieurs automatisations ont été déployées.
Gestion automatisée des devis
Un scénario Make est déclenché à la réception d’une demande de devis.
Il génère automatiquement un brouillon Gmail prêt à être envoyé, contenant :
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le devis en pièce jointe
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un message personnalisé avec le prénom du client
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les liens vers les vidéos produits
L’équipe commerciale n’a plus qu’à vérifier le message et cliquer sur Envoyer.
Automatisation des relances de paiement
Un second scénario Make analyse chaque jour les échéances de paiement et envoie automatiquement les rappels aux bons destinataires.
Les relances sont envoyées au bon moment, sans intervention manuelle et sans risque d’oubli.
Résultats
- Gain d’environ 12 heures par mois sur la gestion des devis.
- Suppression de la rédaction manuelle des emails récurrents.
- Processus de relance de paiement fiable et systématique.
- Réduction de la charge mentale pour l’équipe commerciale.
- Plus de temps consacré à la relation client et au développement commercial.
L’entreprise dispose désormais d’une base d’automatisation évolutive, capable d’intégrer d’autres processus administratifs.