Contexte
L'équipe Coq Trotteur utilisait ClickUp à la fois comme CRM et comme outil de gestion de production. L’environnement était en place, mais la liaison entre les deux univers restait manuelle.
Les équipes devaient effectuer de nombreux copier-coller entre les fiches clients, les tâches de production et les emails. L’ajout d’un nouvel outil pour un client nécessitait plusieurs étapes répétitives, générant perte de temps et risque d’erreurs.
L’objectif était de fiabiliser l’ensemble du système et de transformer ClickUp en véritable colonne vertébrale opérationnelle. Une logique comparable à un audit d’organisation appliqué aux flux CRM et production.
Objectif
- Relier automatiquement CRM et Production autour des fiches clients
- Centraliser les échanges mails directement dans ClickUp
- Automatiser la création des tâches liées à l’ajout de nouveaux outils
- Réduire les actions manuelles et sécuriser le suivi client
L’objectif global : supprimer les frictions entre équipes commerciales et techniques.
Ce qui a été mis en place
Dans le cadre d’un accompagnement ClickUp, plusieurs automatisations avancées ont été déployées via Make et Gmail.
- Liaison CRM → Production par adresse email : création automatique d’une fiche si elle n’existait pas, et synchronisation dynamique entre les espaces.
- Centralisation des emails : mise en place d’un système de labels Gmail pilotant l’action : ajout automatique du mail en commentaire dans la fiche CRM ou création d’une sous-tâche côté production.
- Automatisation de l’ajout d’outils : scénario Make permettant de sélectionner parmi 11 produits, générant automatiquement les actions nécessaires, les liant aux fiches CRM et production, et mettant à jour dynamiquement les statuts et outils utilisés.
L’architecture a été conçue pour rester invisible pour les équipes, tout en structurant profondément les flux internes.
Résultats
- Réduction significative des tâches manuelles entre CRM et Production
- Intégration fluide des mails clients dans ClickUp, sans perte d’information
- Automatisation complète du processus d’ajout d’outils
- Homogénéité dans la gestion des nouveaux projets
- Adoption renforcée par les équipes commerciales et techniques
ClickUp est désormais un environnement centralisé, fiable et automatisé, capable d’accompagner la croissance sans multiplier les manipulations manuelles.
J'ai vraiment apprécié la collaboration et notamment le reporting réalisé. C'est clair et efficace. J'ai beaucoup aimé le fait d'avancer par étape et d'itérer à chaque fois. Le devis était clair, le périmètre de la prestation aussi, aucune mauvaise surprise et surtout tu écoutes le besoin, tu prends en compte les feedbacks !