Contexte
RC Concept gérait le suivi de ses projets principalement via Excel, complété par des échanges par email et sur Teams.
Cette organisation, bien que fonctionnelle au départ, montrait rapidement ses limites avec la montée en charge.
Les informations étaient dispersées entre plusieurs fichiers et canaux de communication, entraînant des pertes d’informations, un manque de visibilité sur l’avancement et des retards dans l’exécution des projets.
Les équipes devaient régulièrement reconstituer le fil des actions, ce qui générait des inefficacités et complexifiait la coordination.
L’enjeu était de structurer un environnement centralisé, capable de fiabiliser le suivi des projets et de fluidifier la collaboration entre les équipes.
Une démarche de rationalisation proche d’un audit d’organisation appliqué à l’environnement ClickUp s’imposait.
Objectif
- Centraliser le pilotage des projets dans ClickUp
- Structurer les processus pour limiter les ressaisies et clarifier les responsabilités
- Améliorer la visibilité sur l’avancement des projets et la charge des équipes
- Mettre en place des workflows simples et adaptés aux usages terrain
Objectif global : passer d’une organisation fragmentée à un système clair, structuré et pilotable au quotidien.
Ce qui a été mis en place
Dans le cadre d’un accompagnement ClickUp, une structuration complète de l’environnement et des flux a été réalisée :
- Structuration des espaces et listes : création d’une architecture claire par typologie de projets et étapes clés
- Standardisation des workflows : définition de statuts homogènes pour refléter les étapes réelles du cycle projet
- Templates projets : mise en place de modèles pour accélérer le lancement des nouveaux projets
- Clarification des responsabilités : attribution claire des rôles et des tâches pour chaque étape
- Automatisation de la création des dossiers via Make.com : mise en place d’un flux automatisé permettant de générer les dossiers projets dans ClickUp avec :
- création des tâches principales et génération automatique des sous-tâches
- remplissage des champs personnalisés
- positionnement des dates clés
Ces automatisations permettent de fiabiliser la création des projets, d’éviter les oublis et de garantir une structure homogène dès le lancement.
Résultats
- Réduction significative des tâches manuelles et des ressaisies
- Meilleure lisibilité sur l’ensemble des projets en cours
- Réduction des retards de 80% grâce à un suivi structuré et automatisé
- Gain de temps dans la gestion et le pilotage des projets
- Meilleure coordination entre les équipes
- Adoption rapide de l’outil grâce à une structure alignée avec les usages
RC Concept dispose désormais d’un environnement de travail structuré, fiable et automatisé, facilitant le pilotage quotidien et capable d’accompagner la croissance sans complexifier les opérations.
Pierre est très à l'écoute de nos attentes et des contraintes liées à nos process. L'accompagnement sur le développement du projet a été régulier et suivi, et toutes les questions ont été résolues. Tres satisfait de la prestation.