Contexte
La DSI utilisait ClickUp depuis 2020. L’outil était bien adopté au sein de l’équipe IT, avec une structuration solide et des automatisations pertinentes.
Cependant, son usage restait limité à ce périmètre. L’ambition était désormais d’étendre ClickUp à l’ensemble des équipes métiers et aux projets transverses, tout en garantissant une cohérence d’usage et une adoption homogène.
Avant tout déploiement à grande échelle, un diagnostic approfondi était nécessaire, dans une logique proche d’un audit d’organisation appliqué à l’environnement ClickUp.
Objectif
- Réaliser un diagnostic complet de l’organisation actuelle dans ClickUp
- Identifier les bonnes pratiques à généraliser et les faiblesses à corriger
- Préparer un déploiement transverse structuré
- Définir un socle commun de règles d’usage (statuts, vues, assignations…)
- Élaborer une formation adaptée aux différents profils utilisateurs
L’objectif global : passer d’un usage local performant à une gouvernance ClickUp centralisée et scalable.
Ce qui a été mis en place
Dans le cadre d’un accompagnement ClickUp, une approche structurée en plusieurs étapes a été déployée.
- Interviews des utilisateurs clés (équipes SAP, Data, Studio Design, Smart Automation…) afin de comprendre les usages réels et les attentes.
- Audit détaillé de l’environnement ClickUp : analyse des espaces, statuts, assignations, dashboards et automatisations.
- Cartographie de l’usage réel : identification des équipes très investies, des zones de désengagement, des tâches non assignées ou en doublon, et des espaces obsolètes.
- Rationalisation et standardisation : clarification des rôles, simplification de la structure, harmonisation des statuts et des champs pour améliorer la fiabilité des rapports.
- Formalisation d’un cadre commun : bonnes pratiques partagées, distinction assigné / observateur, introduction du workload, gestion du backlog et des sprints.
- Co-construction d’une formation interne adaptée aux profils projet, opérationnel et support.
L’objectif était d’instaurer une gouvernance claire, facilitant l’extension progressive de l’outil à l’échelle du groupe.
Résultats
- Plan de structuration clair pour généraliser l’usage de ClickUp
- Base saine pour les POC métiers déjà engagés
- La DSI devient un modèle d’usage interne réplicable
- Formation déployée en plusieurs vagues selon les profils
- Mise en place d’une gouvernance ClickUp centralisée
ClickUp est désormais en cours de déploiement transverse, avec un cadre structuré, cohérent et évolutif, aligné sur la stratégie globale du groupe.