Contexte
Le client gérait ses commandes WooCommerce manuellement. Chaque nouvelle commande devait être saisie dans Monday.com afin de suivre la production, l’expédition et calculer les marges.
Ce processus manuel était chronophage, générateur d’erreurs et difficilement scalable. La visibilité sur la rentabilité globale restait limitée, et le suivi logistique dépendait fortement de la rigueur individuelle.
L’entreprise avait besoin d’un système automatisé, capable de centraliser les données e-commerce et de piloter la rentabilité. Une démarche comparable à un audit d’organisation appliqué au flux commandes.
Objectif
- Automatiser la transmission des informations WooCommerce vers Monday
- Suivre chaque commande de la validation à l’expédition
- Calculer et visualiser les marges globales et par commande
- Structurer le suivi logistique et responsabiliser les équipes
L’objectif global : transformer un suivi manuel en un pilotage automatisé et fiable.
Ce qui a été mis en place
Dans le cadre d’un accompagnement Monday.com, une automatisation complète a été déployée.
- Intégration WooCommerce ⇄ Monday via Make.com, permettant la création automatique d’une ligne de commande dans Monday dès validation côté e-commerce.
- Tableau de suivi des commandes : structuration par statut logistique, assignation des responsables, deadlines et calcul automatique des marges.
- Formules de calcul intégrées : marge brute par commande et vision consolidée globale.
- Dashboards de pilotage : visualisation en temps réel du volume de commandes, des retards éventuels et de la rentabilité.
- Alertes automatisées : notifications en cas de retard d’expédition ou d’anomalie.
L’ensemble du système a été conçu pour réduire la charge administrative tout en améliorant la fiabilité des données financières.
Résultats
- Suppression complète de la saisie manuelle des commandes
- Gain de temps significatif sur le traitement administratif
- Visualisation instantanée de la marge brute
- Meilleure anticipation des retards d’envoi
- Réduction des erreurs de traitement
- Pilotage logistique et financier unifié dans Monday
L’entreprise dispose désormais d’un système automatisé, fiable et évolutif, capable d’accompagner la croissance de son activité e-commerce.