Contexte
L’entreprise pilotait l’ouverture de ses établissements via Trello. Un outil simple et efficace au départ, mais qui atteignait ses limites face à la croissance du réseau.
Manque de structuration globale, absence de vues transverses, difficulté à coordonner les différents pôles métier : le système ne permettait plus de piloter sereinement l’expansion.
Le plan stratégique prévoyait un passage de 20 à 50 établissements en 3 ans. Il devenait indispensable de mettre en place une organisation projet scalable, capable d’absorber cette montée en charge.
Une démarche structurante proche d’un audit d’organisation a permis de repenser l’architecture avant de migrer vers un nouvel outil.
Objectif
- Reproduire les usages Trello dans Monday sans perturber les équipes
- Aller plus loin avec des automatisations et des dashboards
- Mettre en place des vues filtrées adaptées aux différents profils
- Construire une base organisationnelle scalable sur 3 ans
L’objectif global : transformer un outil limité en véritable système de pilotage réseau.
Ce qui a été mis en place
Dans le cadre d’un accompagnement Monday.com, une architecture complète a été conçue pour structurer l’expansion.
- Architecture multi-espaces : organisation par pôles (expansion réseau, suivi travaux, ouverture, coordination prestataires).
- Boards modèles : création de templates standardisés avec statuts clairs, dates clés, documents liés et responsabilités définies.
- Vues filtrées par profil : directeurs de projet, franchiseurs et prestataires disposent chacun d’une vue adaptée à leur périmètre.
- Dashboards transverses : vision consolidée des ouvertures en cours, des retards potentiels et des prochaines échéances stratégiques.
- Accompagnement au changement : conseil sur les bonnes pratiques de structuration et onboarding progressif des équipes.
La migration a été pensée pour préserver les habitudes existantes, tout en introduisant progressivement plus de structuration et d’automatisation.
Résultats
- Vision unifiée des ouvertures en cours et à venir
- Réduction significative des emails internes
- Tableaux de suivi activables par pôle métier
- Standardisation des processus d’ouverture
- Outil scalable prêt à accompagner la roadmap sur 3 ans
L’entreprise dispose désormais d’un système structuré, capable de piloter simultanément des dizaines d’ouvertures sans perte de visibilité ni complexité opérationnelle.